Informasjon om registrertes rettigheter til innsyn, retting og sletting av personopplysninger

Av: Geir Gåsodden / Publisert: 20.11.2015 / Oppdatert: 04.02.2016

Dette dokumentet følger bestemmelsene i Lov om behandling av personopplysninger (personopplysingsloven).

Informasjonssikkerhet

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene vi henter inn og bruker i vår saksbehandling er tilstrekkelig sikret. Fylkeskommunen har et eget internkontrollsystem som følger opp dette.
Når du bruker våre elektroniske løsninger til å for eksempel å søke skoleplass, søke ledig stilling eller søke privatisteksamen, gir du fra deg personopplysninger. Telemark fylkeskommune garanterer at disse opplysningene blir behandlet i tråd med personopplysningslovens bestemmelser. Det betyr:

  • Vi sørger for at kun ansatte som har et tjenstlig behov for det, får tilgang til opplysningene om deg.
  • Vi sikrer at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
  • Vi sørger for at personopplysningene er tilgjengelige for ansatte når de utfører arbeidsoppgaver for å gi deg en best mulig tjeneste.
  • Våre rutiner revideres regelmessig slik at sikkerheten til enhver tid er så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette opp.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, som betyr at det kan være mulig for andre å lese innholdet. Du skal derfor ikke sende sensitive opplysninger til fylkeskommunen i e-post eller vedlegg til e-post, men heller i vanlig brev.

Personvern og taushetsplikt

Enkelt sagt handler personvern om retten til et privatliv, og retten til å bestemme over egne personopplysninger.
Alle ansatte i fylkeskommunen har taushetsplikt.
De ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette.
I saker hvor det skjer behandling av sensitive personopplysninger blant annet innen videregående opplæring og tannhelse, er taushetsplikten særlig streng.

Dine rettigheter om personopplysninger du gir fra deg

Rett til innsyn

Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre virksomheter og avdelinger og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har registret om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager.

Rett til å kreve at feil blir rettet

I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette så raskt som mulig.

Rett til å kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel Arkivloven. Dersom du mener fylkeskommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at disse blir slettet.

Rett til å kunne utøve dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til, eller legge ved, henvendelse din når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom noen ber om det. Telemark fylkeskommune kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i fylkeskommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev eller e-post.
Fylkeskommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unntas offentligheten.
Oversikt over personopplysninger
Telemark fylkeskommune har oversikt over alle fagsystemer som inneholder personopplysninger. Alle datasystemer som lagrer og/eller behandler personopplysninger er meldt til Datatilsynet. Meldesystemet sørger for en åpenhet rundt behandlingen av personopplysninger i virksomheter. Systemet gjør det mulig for deg som enkeltperson å sjekke hvordan dine personopplysninger blir behandlet, slik at du kan ivareta dine rettigheter.

Videreformidling

Vi skal ikke videreformidle informasjon om deg til tredjepart uten at du har samtykket til dette eller det er gitt tilgang til videreformidling i lov. Eksempel på dette er i utveksling av helseopplysninger ved behandling av pasienter ved tannklinikkene.